Budući da se institucije finansiraju javnim novcem, zakonom su propisana pravila i procedure koje je potrebno ispoštovati prilikom nabavke, kako bi se zaštitio javni interes i osiguralo racionalno trošenje budžetskih sredstava.

Decentraliziran sistem

U Bosni i Hercegovini, način na koji se provodi javne nabavke, te obaveze i odgovornosti svih učesnika u tom procesu, regulisana su Zakonom o javnim nabavkama BiH, koji je stupio na snagu u novembru 2014. godine, te podzakonskim aktima. Zakon o javnim nabavkama su dužne primjenjivati sve institucije koje su u javnom vlasništvu i koje se finansiraju novcem poreznih obveznika, uključujući ministarstva, agencije, javna preduzeća, jedinice lokalne vlasti, bolnice, škole, policijske uprave, socijalne službe, pravosudne institucije i slično.

Zakonom je uspostavljen tzv. decentralizirani sistem javnih nabavki, što znači da nabavke provode pojedinačno ugovorni organi.

Procedura

Javne nabavke provode se u nekoliko koraka. Prvo ugovorni organ napravi procjenu vlastitih potreba za nabavkom te na osnovu toga napravi plan nabavki. Nakon što je osiguran budžet, ugovorni organ započinje konkretnu nabavku tako što u tenderskoj dokumentaciji definira predmet nabavki, kriterije na osnovu kojih će ocjenjivati kandidate i njihove ponude, te metodu (vrsta postupka) putem koje će se vršiti nabavka. Potom slijedi tenderska faza u kojoj ugovorni organ objavljuju poziv potencijalnim ponuđačima da dostave svoje ponude, te nakon isteka roka za dostavu ponuda, komisija ocjenjuje ponude te bira pobjednika tendera, odnosno ponuđača čija je ponuda ocijenjena kao najbolja.

Ukoliko niko od učesnika na tenderu nije uložio žalbu na provedeni postupak, ugovorni organ sklapa ugovor sa izabranim ponuđačem, čime počinje realizacija nabavke prema uslovima definiranim u javnom pozivu, odnosno sklopljenom ugovoru.

Žalbe

Kada ponuđači smatraju da je u postupku javne nabavke prekršen zakon ili narušena njihova prava, imaju pravo na žalbu. U postupcima javnih nabavki, ugovorni organi koji provode postupke javne nabavke imaju status prvostepenog organa, pa se tako eventualne žalbe na provedbu procedure javne nabavke ulažu najprije ugovornom organu kao prvostepenoj instanci. Ukoliko ugovorni organ odbije ili odbaci žalbu, prema trenutnom zakonskom rješenju, automatski ju šalje pred drugostepeni organ, odnosno Ured za razmatranje žalbi Bosne i Hercegovine (URŽ).

URŽ je kolegijalni izvršni organ za rješavanje drugostepenih žalbenih postupaka u javnim nabavkama. Sjedište je u Sarajevu i ima dvije filijale u Mostaru i Banja Luci, koje nemaju status samostalnih pravih lica. Odluke URŽ su konačne i izvršne. To znači da se u odnosu na odluke odnosno Rješenja URŽ ne može ulagati nova žalba u upravnom postupku, te da se po rješenjima mora postupati. Ipak, stranka koja je nezadovoljna Rješenjem URŽ na raspolaganju ima pravni lijek, ali u upravnom sporu pred Sudom BiH, kojeg pokreće tužbom.

Agencija

Druga važna institucija je Agencija za javne nabavke Bosne i Hercegovine (AJN), savjetodavni organ sa sjedištem u Sarajevu i dvije filijale u Banja Luci i Mostaru koje nemaju status pravne osobe. Ovlaštenja AJN su dosta široka, a obuhvataju izradu nacrta zakona i podzakonskih akata, monitoring i savjetovanje u cjelokupnom sustavu javnih nabava. Pored AJN, URŽ i Suda BiH kao osnovama institucionalnog okvira javnih nabava, značajna je uloga i revizijskih organa na svim nivoima koji imaju mogućnost utvrđivanja nepravilnosti u postupcima.

Postupci

U zavisnosti od vrste nabavke i uslova u kojima se nabavka provodi, ugovorni organi mogu odabrati jedan od navedeni vrsta postupka javne nabavke:

• Otvoreni postupak – dostupan svim ponuđačima da dostave ponudu na osnovu javno objavljenog poziva.
• Ograničeni postupak – za kompleksne radove i poslove, gdje u pretkvalifikacijskoj fazi zainteresirani ponuđači dostavljaju zahtjev za učešće, nakon čega ugovorni organ poziva samo kvalificirane kandidate da dostave ponude.
• Konkurs za izradu idejnog rješenja raspisuje se prilikom nabavki iz specifičnih oblasti, poput arhitekture, građevinarstva ili prostornog uređenja.
• Pregovarački postupak - u slučajevima krajnje hitnosti, ili u uslovima gdje se zbog tehničkih ograničenja ili ekskluzivnih prava ugovor može dodijeliti samo jednom ponuđaču, ugovorni organ može primijeniti pregovarački postupak sa ili bez objavljivanja obavještenja o nabavci.
• Konkurentski zahtjev - ugovori manje vrijednosti mogu se sklapati putem konkurentskih zahtjeva, gdje se direktno od ponuđača zahtijeva da dostave svoju ponudu, od kojih se potom bira najpovoljnija. Konkurentski zahtjev se može dostaviti u slučaju da se nabavljaju roba i usluga u vrijednosti ispod 50.000 KM, ili radovi ispod 80.000 KM.
• Direktni sporazum – provodi se za poslove i robe vrijednosti ispod 6.000 KM, gdje ugovorni organ prikuplja prijedlog cijene ili ponudu od pojedinačnog ponuđača.
• Takmičarski dijalog nova je vrsta postupka koji daje mogućnost ugovornim organima da sa zainteresiranim ponuđačima vode dijalog o razvijanju jednog ili više odgovarajućih rješenja koja mogu ispuniti njihove zahtjeve i na osnovu kojih su izabrani ponuđači pozvani da podnesu ponude.

Četiri principa

Neovisno o predmetu i vrsti postupka, ugovorni organi dužni su poštivati četiri univerzalna principa javne nabavke, koju su proklamovani i u važećem Zakonu o javnim nabavkama:

• Transparentnost podrazumijeva dostupnost svih relevantnih informacija o procesu javne nabavke, koje omogućavaju ponuđačima, ali i široj javnosti da budu upoznati sa pravilima, uslovima, te svim odlukama u procesu javnih nabavki. Informacije moraju biti pravovremene i pouzdane, te dostupne kroz različite kanale.
• Nediskriminacija znači da svi ponuđači moraju imati jednak tretman u postupku javne nabavke, te imaju jednake šanse. Ugovorni organ ni na koji način ne smije da diskriminira ponuđače, odnosno da kroz uslove i kriterije favorizira određene ponuđače.
• Aktivna konkurencija – ugovorni organi, ne samo da moraju osigurati jednak tretman svih aktera u procesu, već je također dužan da osigura da je postupak javne nabavke otvoren za konkurenciju, te da osigura uslove za nadmetanje među različitim ponuđačima.
• Najbolja vrijednost za novac jedna je od osnovnih principa, ali i ciljeva javne nabavke koji se zalaže za maksimiziranje dobiti putem javne nabavke, gdje se kroz efikasno i racionalno trošenje javnih sredstava, za najmanji iznos sredstava dobije najkvalitetniji proizvod.